Этикет электронной почты

или учимся правильно писать...

"Электронная почта бесспорно помогает нам действовать эффективнее. Но злоупотребление ею может повредить."

Билл Ховард

7 простых правил переписки

1. Ваше Имя - всегда заполняйте поле "Личное имя" ("Отправитель") в учётной записи почтовика.
   
   Потому что получателям ваших писем сразу будет понятно от кого оно
   
   Пример:
   
   От: Ивана Трушкина
   
   
2. Тема письма - всегда включайте осмысленное поле "Тема" в Ваше сообщение

   Каждое письмо должно иметь собственную тему. Тема письма, другими словами, – его название. И очень важно, чтобы это название было осмысленным, несло в себе конкретную содержательную информацию о сути письма, его важности и срочности. Ведь именно «тему» вместе с вашим именем или адресом получатель письма увидит в первую очередь. Тема письма - это красная нить смысла всего сообщения, поэтому изменение предмета обсуждения без изменения темы этого письма может привести к путанице и затруднениям. Рекомендую использовать ключевые слова по тексту письма.
   

   Пример:
   
   Тема: Летние каникулы, фотографии с дачи, планы на выходные
   
   
3. Размер сообщения - пытайтесь сопоставлять размер Вашего сообщения содержанию и целям данной переписки.
   
   Перед отправкой больших писем поинтересуйтесь у получателя сможет ли он их принять. Допустимый размер письма примерно до 1-2 мегабайта (на 2007 год).
   
   
4. Вложения - отправляя вложенный (прикрепленный) документ, обязательно добавьте в текст письма какой-либо комментарий по поводу существующего вложения и его темы.
   
   Получатель может попросту не заметить вложения, напомните ему об этом.
   
   Пример:
   
   Высылаю тебе материалы по обновлению проекта "Алмаз". Все задачи описаны в прикреплённом к письму документе "Обновление.doc".
   
   
   
5. Ответы - цитируйте в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа.
   
   Цитируйте только действительно нужные фразы исходного письма, минимально необходимые для поддержания смысла. Наиболее раздражающая вещь, которую Вы можете встретить в электронной переписке - это цитирование Вашего же 5-страничного письма, возвращенного с припиской "Я тоже!". Возвращайте адресату в виде цитирования по возможности меньший объем оригинального письма, который уже дает возможность вспомнить контекст.
   
   Пример:
   

   5. Расширить применение радиокнопок и галок для выбора нужных
   вариантов ответа.
   

   что имеется ввиду?
   

   6. Убрать из формы учебного заведения графу "Факультеты". Вместо этого
   ввести эту графу в форме ввода специальности. А потом цеплять ее
   просто через базу данных и выводить специальности по факультетам и
   указание факультетов к специальности.
   

   я подумаю, как это можно сделать
   
   
   
6. Подпись - небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, содержит Вашу контактную информацию
   
   Всегда используйте подпись - она однозначно идентифицирует Вас. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса). Делайте подпись краткой: четыре-семь строк - максимальная рекомендуемая длина подписи.
   
   Пример:
   
   -------------------------------
   С уважением, Лариса Кузихина
   специалист ЦНД
   ООО «Центр Недвижимости»
   г. Мурманск, ул. Егорова, 24, офис 125
   Тел./факс (8152) 44-91-48,
   e-mail: larisa@cnd.ru, www.cnd.ru
   
   
7. Вежливость
   
   Электронная почта - это связь с другими людьми, и для этого немного вежливости никогда не повредит.
   
   "Спасибо, пожалуйста, благодарю" и т. п
   

Читайте по теме:

• "Навести порядок в хаосе электронной почты", Билл Ховард, PC Magazine, May 27, 1997, p. 95.
• "Этикет электронной почты", Дэвид Хэррис (David Harris), перевод Сергея Федько
  
• "Сетевой этикет и электронная почта", Ковалев Д. А., зам директора по информатизации ГОУ СОШ № 31 С.-Петербурга