"Электронная почта бесспорно помогает нам действовать эффективнее. Но злоупотребление ею может повредить."Билл Ховард
7 простых правил переписки
- Ваше Имя - всегда заполняйте поле "Личное имя" ("Отправитель") в учётной записи почтовика.
Потому что получателям ваших писем сразу будет понятно от кого оно
Пример:
От: Ивана Трушкина - Тема письма - всегда включайте осмысленное поле "Тема" в Ваше сообщение
Каждое письмо должно иметь собственную тему. Тема письма, другими словами, – его название. И очень важно, чтобы это название было осмысленным, несло в себе конкретную содержательную информацию о сути письма, его важности и срочности. Ведь именно «тему» вместе с вашим именем или адресом получатель письма увидит в первую очередь. Тема письма - это красная нить смысла всего сообщения, поэтому изменение предмета обсуждения без изменения темы этого письма может привести к путанице и затруднениям. Рекомендую использовать ключевые слова по тексту письма.
Пример:
Тема: Летние каникулы, фотографии с дачи, планы на выходные - Размер сообщения - пытайтесь сопоставлять размер Вашего сообщения содержанию и целям данной переписки.
Перед отправкой больших писем поинтересуйтесь у получателя сможет ли он их принять. Допустимый размер письма примерно до 1-2 мегабайта (на 2007 год). - Вложения - отправляя вложенный (прикрепленный) документ, обязательно добавьте в текст письма какой-либо комментарий по поводу существующего вложения и его темы.
Получатель может попросту не заметить вложения, напомните ему об этом.
Пример:
Высылаю тебе материалы по обновлению проекта "Алмаз". Все задачи описаны в прикреплённом к письму документе "Обновление.doc". - Ответы - цитируйте в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа.
Цитируйте только действительно нужные фразы исходного письма, минимально необходимые для поддержания смысла. Наиболее раздражающая вещь, которую Вы можете встретить в электронной переписке - это цитирование Вашего же 5-страничного письма, возвращенного с припиской "Я тоже!". Возвращайте адресату в виде цитирования по возможности меньший объем оригинального письма, который уже дает возможность вспомнить контекст.
Пример:5. Расширить применение радиокнопок и галок для выбора нужных
что имеется ввиду?
вариантов ответа.
6. Убрать из формы учебного заведения графу "Факультеты". Вместо этого
я подумаю, как это можно сделать
ввести эту графу в форме ввода специальности. А потом цеплять ее
просто через базу данных и выводить специальности по факультетам и
указание факультетов к специальности. - Подпись - небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, содержит Вашу контактную информацию
Всегда используйте подпись - она однозначно идентифицирует Вас. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса). Делайте подпись краткой: четыре-семь строк - максимальная рекомендуемая длина подписи.
Пример:
-------------------------------
С уважением, Лариса Кузихина
специалист ЦНД
ООО «Центр Недвижимости»
г. Мурманск, ул. Егорова, 24, офис 125
Тел./факс (8152) 44-91-48,
e-mail: larisa@cnd.ru, www.cnd.ru - Вежливость
Электронная почта - это связь с другими людьми, и для этого немного вежливости никогда не повредит.
"Спасибо, пожалуйста, благодарю" и т. п
Читайте по теме:
